Sådan laver du en rigtig god e-mailsignatur

E-mails er blandt de vigtigste værktøjer i vores dagligdag – om det er på jobbet eller privat – spiller det en stor rolle. Tænk blot over, hvornår du sidst har sendt en e-mail?

I dag sætter jeg fokus på, hvordan du får mest og bedst muligt ud af den signatur, du forhåbentlig bruger i de e-mails, du dagligt sender.

Indholdsfortegnelse

1. Bør jeg undgå at bruge HTML?
2. Bør jeg undgå at bruge billeder?
3. Keep it simpel, stupid
4. Jamen, hvad kan jeg så gøre?
5. Test, test, test og test
6. Konklusion
7. Jeg ønsker blot af afgive en kommentar

1. Bør jeg undgå at bruge HTML?

Som udgangspunkt er det ikke jordens undergang at rode sig ud i mild brug af HTML til sin e-mailsignatur, men ved brugen af HTML skal du være opmærksom på følgende:

• Kringlet html kan skabe uheldige problemer i de e-mailklienter (Microsoft Outlook er et glimrende eksempel), der ikke håndterer HTML alt for godt.
• Nogle e-mailklienter er ikke sat op til at håndtere andet end ren tekst, og kan derfor ikke vise din signatur, som du har tiltænkt den.
• Ved videresendelse af e-mails, så kan brugen af HTML også skabe problemer – sågar for hele e-mailen.

Desværre er vores verden fyldt med et overflåd af klienter til at se sine e-mails med. Nogle er håbløs elendige til at vise indhold fra den moderne verden, mens andre er godt fremme i skoene, men holdt tilbage af de store fisk (Microsoft Outlook).

Desmere er der alle klienterne, vi tilgår vha. af vores browser eller de klienter i vores mobile enheder. Snakker vi mobile enheder, så er der forskellige klinter, om du har en iPhone, en HTC, en Nokia, en Samsung eller noget helt femte.

2. Bør jeg undgå at bruge billeder?

Som udgangspunkt er det ikke så slemt at benytte sig af billeder i din e-mailsignatur, men du skal alligevel være opmærksom på følgende:

• Ikke alle e-mailklienter viser som standard billeder.
• Modtagerne kan desuden bliver mødt med et rødt kryds, der kan virke afskrækkende og for nogen signalere forbudt.
• I nogle klienter bliver brugerne mødt med en besked, der spørger dem, om de vil have billederne vist. Det kan virke afskrækkende.
• Vær også opmærksom på, at billederne for nogle vil blive vedhæftet, hvilket bl.a. gør din e-mail tungere.

Har du derfor valgt at benytte billeder i din e-mailsignatur, så bør det være et absolut minimum – både af antal, vægt og brug.

Hvis du eksempelvis har valgt at opbygge din e-mailsignatur som et stort billede, og modtageren som standard ikke får vist billeder eller ikke vælger at få vist billederne, så kan de ikke se din e-mailsignatur.

Du kan eksempelvis spørge dig selv, hvorfor brugeren skal vælge at klikke på “Vis billederne i fremsendte e-mail”, hvis de fint kan læse den tekst, du har sendt?

3. Keep it simple, stupid

Selvom KISS-modellen efterhånden er nævnt til hudløshed – både online som offline – så er den også værd at bringe frem i denne sammenhæng.

KISS principle

KISS is an acronym for the design principle “Keep it simple, Stupid!”. Other variations include “keep it short and simple” or “keep it simple and straightforward”. The KISS principle states that simplicity should be a key goal in design, and that unnecessary complexity should be avoided.

Kilde fra Wiki

Personligt er jeg stor tilhænger af denne model, fordi jeg elsker enkelthed.

Hvis du holder dig til det enkelte, så vil du i den grad også undgå mange af de problemer, der kan være, med billedevisning og håndteringen af HTML i de mange e-mailklienter.

3.2 Måske du tænker, at enkelthed hurtigt kan blive for kedeligt?

Som jeg ser det, så vil jeg hellere modtage e-mails med en simpel signatur, der er til at afkode, læse, opsamle de nødvendige informationer fra, end en smart og atypisk signatur, der hurtigt kan skabe flere problemer end hvad godt gør.

4. Jamen, hvad kan jeg så gøre?

Nu har vi fået optrukket rammerne for hvad, der kan sikre, en god og optimal signatur. Nu tænker du jo sikkert, jamen, hvad gør jeg så, og hvad kan jeg tage med i min signatur for at gøre den mere spændende?

Heldigvis har jeg nogle gode bud på, hvad du kan tage med, og hvordan du stadigvæk kan gøre det lidt interessant – til trods for enkeltheden

4.1 Din e-mailsignatur skal/bør indeholde:

• Med venlig hilsen
• Dit fulde navn
• Din jobtitel, der giver mening
• Din virksomhed
• Dit telefonnummer
• Din virksomhedsadresse
• Din webadresse

4.2 Din e-mailsignatur kan også indeholde:

• Dit direkte telefonnummer
• Dit mobilnummer
• Din webadresse til din blog¹
• Din twitterprofil

Du skal overveje kraftigt, om du vil tilbyde kunderne den ekstra service, at de kan ringe til dig døgnet rundt. Det er en god service, men det er stadigvæk også vigtigt at holde fri

Desmere skal du overveje, at din e-mailsignatur ikke bliver proppet, da for mange informationer skaber forvirring. I det mindste bør du finde en god opsætning, der giver ro imellem de mange informationer. Færre informationer underbygger tilmed også en enkelt signatur, så overvej, hvad der er vigtigt i jeres virksomhed og leg med disse.

(1) Det afhænger selvfølgelig meget af, hvilken type virksomhed, du arbejder for. Arbejder du eksempelvis for en internetvirksomhed eller et webbureau, så giver det faktisk mening, fordi din personlige fagblog kan give meget værdi til virksomheden.

4.3 Sådan sparker du liv i din e-mailsignatur

• Leg lidt med de skrifttyper, der er standard på de fleste computere
• Leg lidt med skriftstørrelserne – Eksempelvis forstør dit navn
• Leg lidt med farverne – Men med måde
• Leg med forkortelserne eller opsætningen
• Leg med dine formuleringer
• Medtag et godt tip til dine kunder
• Medtag link til seneste nyhed
• Medtag din twitterprofil
• Omformulér “med venlig hilsen” fra e-mail til e-mail
  

Det skal dog tilføjes, at så snart du arbejder med tekststørrelser, farver og andet i denne boldgade, så begynder du faktisk (somregel) at bevæge dig over i HTML – dog den mere acceptable del af banen.

Læg iøvrigt mærke til, at du kan krydre din e-mailsignatur med et godt tip til kunderne eller et link til din seneste nyhed. Uanset hvad, så skal det selvfølgelig have en værdi for kunden.

Klik på billedet nedenfor og se 3 eksempler, der bevæger sig fra den 100% sikre løsning til den uacceptable løsning.

Ps: Sørg iøvrigt for, at alle i hele virksomheden har en ensartet e-mailsignatur, da forskelligartethed kan virke useriøst. Forstået på den måde, at udtrykket og udseendet hænger sammen på kryds af hele organisationen.

5. Test, test, test og test

Sidst men ikke mindst, så sørg for at gennemteste din nye e-mailsignatur til hudløshed.

Dette indebærer ikke blot at sende den rundt til alle på kontoret, men ud til et væld af de mange klienter – både webklienter som mobilklienter.

Test hellere en gang for meget end en gang for lidt.

En uheldig e-mailsignatur siger – i hvertfald ubevidst – meget omkring virksomheden i en negative retning, hvilket du næppe ønsker?

6. Konklusion

Selvom jeg har lagt op til, at du skal holde din e-mailsignatur så enkelt som overhovedet muligt, så behøver den ikke at blive kedelig.

Bare fordi du undlader billeder og en smart html-opsætning, så har du ikke givet afkast på det kreative element. Du skal bl.a. blot være mere kreativ med et element som sproget.

Som man nu engang siger:

It’s better to be safe than sorry

Lad mig høre, hvordan bærer i jer af med jeres e-mailsignature? Går i all-in og skider og højt fløjtende på modtageren, fordi jeres ego kommer i første række? Eller har i valgt den sikre vej – uanset set hvad, så del din mening!